تعتبر كتابة التقارير من المهارات الأساسية التي يحتاجها الأفراد في مختلف المجالات، سواء في العمل أو الأكاديمية،التقرير هو أداة مهمة تساعد على تجميع المعلومات وتحليلها بطريقة منظمة، مما يسهل فهم الموضوع وبالتالي اتخاذ القرارات المناسبة،إن كتابة تقرير احترافي ليست مهمة صعبة كما قد يعتقد البعض، بل تعتمد على اتباع خطوات مدروسة ومراعاة بعض الأسس،في هذا المقال، سنتناول كيفية كتابة تقرير بأسلوب احترافي، بدءًا من التحديد الجيد للجمهور المستهدف وانتهاءً بالتدقيق والتحرير لضمان جودة المحتوى.
كيفية كتابة تقرير بطريقة احترافية
بمجرد الانتهاء من الدراسة، قد تظن أنك حصلت على حرية تامة من كتابة مواضيع التعبير،لكن على عكس ذلك، قد تحتاج في المستقبل إلى كتابة تقارير ومقالات غيرها، وهي تتطلب إنجازًا مختلفًا وأكثر عمقًا من مجرد التعبير،لذا، دعونا نتناول مفهوم التقرير بشكل أفضل،فهو مستند يضم معلومات مباشرة ومختصرة يهدف عادةً إلى تحليل موقف معين وتقديم توصيات تسهم في اتخاذ قرارات مستنيرة.
يتكون التقرير من عدة أقسام وصفحات مرقمة تساعد القارئ على الوصول إلى المعلومات المطلوبة بشكل منظم،سنستعرض في الأسطر التالية تلك الخطوات الهامة التي ستسهل عليك كتابة تقرير واضح واحترافي.
خطوات كتابة التقرير
تتطلب كتابة التقارير توافر مهارات تواصل جيدة، حيث كلما زادت تجاربك في كتابة التقارير، زادت احترافيتك،إليك الخطوات المهمة لكتابة تقرير احترافي
1- تحديد الفئة المقدم لها التقرير
في البداية، من الضروري أن تعرف من هم الجمهور المستهدف من تقريرك،يساعد ذلك كثيرًا في تحديد أسلوب الكتابة والتنسيق المستخدم، كما يؤثر على النبرة والأسلوب العام للتقرير.
2- تحديد المعلومات التي تريد كتابتها
بعد تحديد الفئة المستهدفة، يجب أن تدرك المعلومات التي تحتاج لإدراجها في التقرير،الأمر هنا يتطلب تحديد المعلومات الدقيقة التي تحتاج لتوجهها للقارئ، وكذلك الهدف من التقرير الذي تسعى لتحقيقه.
اختر المعلومات التي يمكنك إيصالها بسهولة، وركز على تلك التي تتعلق بمحتوى التقرير،على سبيل المثال، إذا كنت تكتب تقريرًا عن خدمة العملاء، ينبغي أن يتضمن معلومات حول أهداف فريق خدمة العملاء والتحديات التي يواجهها.
3- هيكلة التقرير
هيكلة التقرير هي خطوة مهمة تجعل القراءة أكثر سهولة،يمكنك اتباع تلك المكونات لتحديد الهيكل الخاص بالتقرير
- صفحة العنوان.
- الملخص الذي يصف محتوى التقرير.
- جدول محتويات في حال كان التقرير طويلًا.
- المقدمة التي تعرض مضمون التقرير وأهدافه.
- فقرة أساسية تحمل المعلومات الرئيسية.
- التوصيات في النهاية بناءً على المعلومات المقدمة.
4- استخدام لغة مختصرة
واحدة من أهم خطوات كتابة تقرير بشكل احترافي هي استخدام لغة واضحة ومختصرة،يجب عليك التعبير عن الأفكار فصيحًا وموجزًا، مما يساعد على فهم المحتوى بشكل أسهل،اجعل أسلوب كتابتك بسيطًا وفي الوقت نفسه احترافيًا.
5- التدقيق والتحرير
آخر الخطوات تتعلق بالتدقيق في النص حيث يجب التحقق من القواعد اللغوية والإملائية لتفادي الأخطاء،من الجيد أن تترك التقرير لفترة قصيرة، ثم تعود لته مجددًا، حيث سيساعدك ذلك على اكتشاف الأخطاء التي قد فاتتك في ة السابقة.
مكونات التقرير
دعنا نتعمق في مكونات التقرير، والاهتمام بالشكل الذي يجب أن تكون عليه تلك المكونات،يتوجب عليك الانتباه لكل قسم كما يلي
1- مقدمة التقرير
تعتبر المقدمة عنصرًا حيويًا في التقرير، حيث توجه القارئ نحو الهدف الأساسي منه،يجب أن تحتوي المقدمة على موجز واضح لما يقدمه التقرير، مع التأكيد على ما ترغب في أن يقوم القارئ به بعد انتهاء القراءة، مثل اتخاذ قرار أو الموافقة على توصية.
- تعرف إلى موجزك يجب أن يعكس التقرير ما ترغب في تقديمه للقارئ مما يحقق هدف التقرير.
- أثناء الكتابة ضع الموجز في عين الاعتبار حافظ على التركيز على ما تريد قوله وعيّن الجمهور المستهدف في ذهنك.
2- خاتمة التقرير
تعد الخاتمة أهمية كبيرة في التقرير، فهي تلخص ما تم تقديمه وتوجه القارئ للفعل المطلوب،يجب أن تحتوي الخاتمة على توصية أو استنتاج، مما يعزز ما يتمنى القارئ تنفيذه بعد القراءة.
3- عناصر التقرير
لضمان كتابة تقرير منظم، حدد مخطط تفصيلي لكل عنصر في التقرير، بينما تكتب جملة تصف كل جزء،إليك بعض العناصر الهامة
- العنوان يجب أن يكون العنوان واضحًا ويعكس مضمون التقرير بشكل صريح، مع إمكانية استخدام عنوان فرعي إذا لزم الأمر.
احرص على أن يكون التصميم جذابًا، وأن يكون هناك تسلسل هرمي للعنوان في الكتابة.
- احرص على تخصيص صفحة ل، مما يسهل على القارئ فهم هيكل التقرير.
- ملخص يمكن كتابة الملخص بعد إتمام التقرير ويعتبر بمثابة مرجع يساعد في التنقل خلال المحتوى.
الملخص يجب أن يعكس الغرض من التقرير ونقاطه الأساسية.
- المقدمة في هذا القسم، يجب عليك توضيح الغرض من التقرير من خلال فقرة واحدة إلى صفحة كاملة.
- المحتوى تتضمن هذه المرحلة كتابة المعلومات التي ترغب في توصيلها، مع مراعاة تنظيم النقاط.
- التوصيات يجب صياغة التوصيات كإجراءات واضحة وقابلة للتنفيذ، وهو أمر بالغ الأهمية في التقارير الخاصة بالشركات.
- الملاحق تذكر تضمين والروابط التي استخدمتها في كتابة التقرير.
أنواع التقارير
من الضروري معرفة أن التقارير تختلف تبعًا للغرض منها،إليك أنواع التقارير المختلفة
- التقارير السنوية توضح الأداء المالي والتشغيلي للشركة على مدى عام كامل.
- التقارير الأسبوعية تقدم تحديثات دورية حول أنشطة الشركة وتوجهاتها.
- تقارير المشروع تسلط الضوء على وضع المشروع والتحقيقات اللازمة.
- تقارير المبيعات تتناول أداء المبيعات ومدى تحقق الأهداف المحددة.
- تقرير البحث يعرض النتائج العلمية التي توصل إليها الباحث.
- تقرير أكاديمي يستخدم غالبًا في سياق الدراسات العليا.
من المهم معرفة خطوات كتابة التقارير ومراعاة القواعد المتبعة، حيث إن وجود هيكل واضح ومضمون دقيق يعزز من جودة التقارير بشكل كبير، مما يسهل في النهاية الوصول إلى تقرير احترافي يلبي جميع الأهداف المطلوبة.
