تعتبر وظيفة المساعد الإداري من الوظائف الأساسية في المؤسسات الكبرى والمتوسطة، حيث يلعب دورًا حيويًا في تنظيم وإدارة الموارد البشرية وتقديم الدعم الإداري الضروري لتحقيق الأهداف المؤسسية،يتطلب هذا الدور مهارات متعددة ومعرفة عميقة بالإجراءات الإدارية والاتصالات الفعالة،في هذا المقال، سنستعرض المهام الأساسية للمساعد الإداري في قسم الموارد البشرية، بالإضافة إلى المهارات المطلوبة وأفضل الممارسات لتحسين أداء المساعد الإداري، بما يسهم بشكل مباشر في تعزيز فعالية العمل داخل المؤسسة.
مهام المساعد الإداري في الموارد البشرية
يتوفر عمل المساعد الإداري كتخصص مهني في كافة المؤسسات الصغيرة والمتوسطة والكبيرة في المملكة العربية السعودية، حيث يحتاج هذا الدور إلى شخص مؤهل يمكنه التعامل مع مسؤوليات عديدة،هناك عدد كبير من المهام التي يقوم بها المساعد الإداري في الموارد البشرية، ومن هذه المهام
- المساهمة في استثمارات المؤسسة في الخدمات والأنظمة الإلكترونية المتاحة عبر وزارة التنمية البشرية، والتي تدعم المؤسسات في تطوير استراتيجياتها.
- تحليل وة السير الذاتية للمتقدمين للوظائف، مما يتطلب قدرة على التقدير والتقييم الفعَّال للقدرات والخبرات.
- تنفيذ المقابلات الشخصية للمتقدمين، وتقديم تقارير شاملة للمديرين حول نتائج هذه المقابلات.
- جمع وإدارة البيانات المتعلقة بالتوظيفات الجديدة، والفصل، والاستقالات، وهذا يتطلب مهارات تنظيم عالية.
- المشاركة في إجراءات الإعلان عن الوظائف الجديدة وتوزيع المعلومات المتعلقة بها.
- إدارة خطط التدريب للموظفين الجدد، مما يساهم في تعزيز قدراتهم وتنمية مهاراتهم.
- تقديم المساعدة لمدراء التشغيل في تنظيم وتوزيع المهام اليومية للموظفين.
- ة اللوائح والقوانين وتحديثها لتكون متماشية مع سياسات المؤسسة.
- إدارة بيانات الرواتب وتحديد مواعيد صرفها، مما يتطلب دقة ووقوفًا على التفاصيل المالية.
مهام المساعد الإداري بشكل عام
يتضمن ملف النموذج الوظيفي للمساعد الإداري قائمة من المهام التي تعكس احتياجات الشركة من قدرات ومهارات معينة،تختلف هذه المهام من مؤسسة إلى أخرى حسب طبيعة العمل، ومنها
- إدارة وتنظيم المواعيد والمحافظة على جداول الأعمال.
- توزيع المهام على الموظفين حسب الاحتياجات والقدرات.
- تنظيم المقابلات ومواعيد العمل الخاصة بالمديرين.
- تحديد الأولويات للمهام العاجلة وتنبيه المدير بالمواعيد الهامة.
- متابعة البريد الإلكتروني للمدير وتلخيص المحتويات ذات الصلة.
- عقد الاجتماعات وكتابة محاضر الاجتماعات وتوزيعها.
- تنظيم الفعاليات الخاصة بالموظفين وطرق تعزيز العلاقات الداخلية.
- إعداد كافة المستلزمات الخاصة بالسفر والمؤتمرات.
- تحضير الوثائق والمعلومات الهامة وتوزيعها داخل وخارج الشركة.
- إدارة الاتصالات الواردة إلى مكتب المدير وإدارة قواعد البيانات الأرشيفية.
- تحديث التوجيهات والسياسات الخاصة بالعمل داخل الشركة.
- توفير مستلزمات المكتب واللوازم اليومية الضرورية.
المهارات اللازم توافرها في وظيفة المساعد الإداري
لكي يكون المساعد الإداري فعّالاً في أداء مهامه، يجب أن يمتلك مجموعة من المهارات الأساسية، وهي تشمل
- اجادة استخدام البرامج المكتبية مثل
- Microsoft Office
- Google Workspace
- Excel
- PowerPoint.
- قدرة على إدارة الوقت بفعالية.
- مهارات تواصل جيدة بشكل كتابي وشفوي.
- إمكانية التعامل مع تعدد المهام في آن واحد.
- استجابة سريعة للمهام والتعلم السريع.
- تمكن من استخدام الآلات المكتبية مثل الطابعة والفاكس.
- دقة في إعداد وتقديم التقارير.
- الملاحظة الجيدة والقدرة على حل المشكلات.
- إلمام جيد بلغات متعددة.
- قدرة على الابتكار وتقديم تجارب إيجابية للموظفين.
- مهارات الكتابة السريعة.
- خبرة ولو بسيطة في الثقافة التنظيمية للمؤسسة.
طريقة تحسين أداء مساعد الإداري قسم الموارد البشرية
بما أن وظيفة المساعد الإداري تتضمن مجموعة واسعة من المهام، فإنه من الضروري تحسين أدائه من خلال اتباع بعض الأساليب الفعالة مثل
- التأكيد على التنظيم والترتيب في العمل، وتحديد أولويات المهام بشكل فعّال.
- إدارة الوقت والجدول الزمني بدقة، وتحديد مواعيد نهائية للتسليم.
- استخدام التكنولوجيا لتحسين كفاءة الأداء من خلال التطبيقات والبرامج المهنية الخاصة بإدارة الموارد البشرية.
المشاكل التي تواجه المساعد الإداري والتعامل معها
قد تواجه المساعد الإداري في قسم الموارد البشرية بعض المشاكل التي تؤثر على فعاليته وفاعلية بيئة العمل بشكل عام،يمكن التعامل معها بسهولة من خلال اتباع استراتيجيات معينة، ومن بين هذه المشاكل
التواصل مع الموظفين والزملاء
- يساهم التواصل الجيد مع الموظفين والزملاء في تعزيز العلاقات وتحسين الأداء؛ لذا يجب العمل على تطوير أساليب التواصل من خلال الاجتماعات، المكالمات الهاتفية، أو عبر البريد الإلكتروني.
- يمكن تعزيز مهارات التواصل من خلال المشاركة في دورات تدريبية وورش عمل متخصصة.
المهارات الشخصية لدى المساعد الإداري
- تنمية المهارات الشخصية يجب أن تكون جزءًا من اهتمام المساعد الإداري؛ نظرًا لأهميتها في تطوير الأداء الوظيفي مثل إدارة الوقت والقدرة على العمل تحت الضغط.
إن فهم مهام المساعد الإداري في الموارد البشرية وآلية أداء هذه المهام يعدان ذلك دليلاً على أهمية هذا الدور في العديد من المؤسسات،بالتالي، فإن تسهيل العملية الإدارية وتقديم الدعم الصحيح يمكن أن يسهم بشكل كبير في رفع مستوى الأداء والفعالية داخل المنظمة بشكل عام.
